Cleverwood: de Belgische E-mail Busters!

In het leven heb je verschillende keuzes: je kan stilstaan, je kan zaken verbeteren of je kan de dingen eens helemaal anders doen. 

Wat e-mailbeheer betreft, is er een groep van mensen die niets verandert aan z'n huidige manier van werken, omdat er geen behoefte voor verandering is, men voelt met andere woorden geen echte pijn of geen groot verlangen om het beter te doen. Een grotere groep mensen is regelmatig op zoek naar verbetering van het e-mailbeheer, door een training te volgen en de tips toe te passen of door zelf regelmatig op zoek te gaan naar verbeteringen in de dagelijkse strijd met de e-mail. 

Tenslotte is er nog een kleine groep "e-mail busters", ze voeren een regelrechte oorlog tegen de e-mail omdat ze overtuigd zijn dat het hun productiviteit ondermijnt. Deze groep mensen gaat op zoek naar alternatieven. Olivier Beaujean, oprichter en zaakvoerder van de firma Cleverwood, is zo iemand.

Ik sprak met hem over social media, social business, productiviteit en e-mail natuurlijk.

Olivier Beaujean is een zeer bevlogen persoon als het over zakendoen, de mens in het werk, digitale werelden en time management gaat. Na een jarenlange carrière in enkele grote bedrijven, zette hij de stap naar het ondernemerschap en richtte het digitale bureau Cleverwood op. Klanten appreciëren Cleverwood omwille van hun professionele aanpak en daar draagt de visie en het leiderschap van Olivier zeer sterk aan bij. Cleverwood is een zeer menselijk bedrijf, waarin flexibiliteit, positivisme en samenwerking zeer centraal staan, niet enkel in woord, maar vooral in daden. Dat geldt ook voor Olivier's visie op productiviteit. Je kan er uren over praten, maar je moet het toch vooral doen. 

Olivier is sinds jaren fan van zero-inbox (dagelijks leegmaken van de inbox) om ervoor te zorgen dat zijn inbox niet zijn dagelijkse agenda bepaalt. Door eerst zelf gebruik te gaan maken van de verschillende mogelijkheden van sociale media, is hij snel gaan zien dat e-mail zou kunnen vervangen worden. Dus geen zero-inbox, maar zero-mail als visie. Dit kan door gebruik te gaan maken van een social enterprise platform, zoals Yammer of Bluekiwi. E-mail is immers niet meer interessant en wordt puur een notificatiesysteem en een heel goede manier om een eerste interactie met iemand te hebben. Voor samenwerking met klanten en met collega's zijn er echter nieuwe, meer aangepaste manieren van werken. 

Cleverwood maakt gebruik van Basecamp voor projectbeheer, zowel intern als met klanten en voor alle andere discussies wordt Bluekiwi gebruikt. Dat gaat echter niet vanzelf, de nodige tijd moet voorzien worden om mensen uit te leggen waarom er op die manier gewerkt wordt. De voordelen zijn wel overduidelijk: waar bij e-mail in de historiek zoeken slecht werkt (denk aan de overdracht van informatie wanneer iemand het bedrijf verlaat), bestaat Basecamp uit conversaties die, dankzij indexatie, gemakkelijk terug geraadpleegd kunnen worden. Je kan iemand gerust vragen één of twee dagen door de conversaties heen te lezen om van alles op de hoogte te zijn, iets waar je met e-mail gewoon niet aan begint, laat staan dat je de historiek nog hebt.

Zero-mail implementeren, een Big Bang?

Het besluit om Basecamp te gebruiken was een big bang besluit: van de éne dag op de andere werd beslist geen conversaties rond projecten meer toe te laten via e-mail. Voor Bluekiwi was dat anders, omdat de inhoud veel ruimer en minder duidelijk is. Dat vraagt een meer gerichte begeleiding van de verandering. Olivier heeft dit per soort discussie aangepakt en doorgevoerd, wat vooral voor HR en salarisaangelegenheden meer tijd vergde, omdat daar de angst voor de grotere openheid en een mogelijk gebrek aan historiek en bewijskracht het grootst waren. Legaal zijn er uiteraard ook soms beperkingen.

"Ik had nooit verwacht dat ik dit zou zeggen, maar ik mis Basecamp en Bluewiki" (ex-medewerker)

Change Management, transparantie en tijd.

Het vergt een echte verandering voor mensen, zowel in denkwijze als in gedrag. Een cultuur waarin transparantie hoog in het vaandel gedragen wordt of er openheid is om meer transparantie te brengen is cruciaal om met zero-mail succesvol aan de slag te kunnen gaan. Verder vergt het veel tijd. Dit is geen verandering die je overdag kan programmeren, 's nachts laat lopen om 's ochtends de verandering verankerd te hebben, was het maar zo eenvoudig. Er wordt weliswaar gewerkt met tools, die je van de éne dag op de andere kan omgooien, maar de echte verandering moet van de mensen komen en dat vergt tijd. Zelfs in die mate dat mensen pas bij het verlaten van Cleverwood in de gaten hebben welke waarde het heeft. Zo zei een ex-werknemer die Cleverwood verliet voor zijn droomjob: "Ik had nooit verwacht dat ik dit zou zeggen, maar ik mis Basecamp en Bluewiki". Het is pas als je iets niet meer hebt, dat je beseft wat je mist...

Discipline, my lord.

Het zero-mail programma is in feite een continu gebeuren, het heeft voortdurend aandacht nodig. Die discipline hoog houden is een sterke kant van Olivier Beaujean, die regelmatig feedback geeft, de kaders nog eens benadrukt en streng optreedt waar nodig. Het is echter extreem moeilijk om uit de gewoonte van e-mail checken te stappen. Jonge werknemers die bij Cleverwood in een eerste job starten, hebben daar minder moeite mee, maar jonge werknemers die eerst enkele jaren elders gewerkt hebben, zijn al besmet door het e-mailvirus en hebben meer moeite om naar zero-mail over te schakelen.

Faciliteren moet je leren.

Heel het traject moet ook goed gefaciliteerd worden. Een social network platform gaat niet werken als er geen mensen zijn die de conversaties goed faciliteren. Zonder dit vorm te geven, gaat het nooit werken. Een aantal mensen in je organisatie moeten aangeduid en opgeleid worden om deze rol op zich te kunnen nemen.

Word niet te rigide.

Soms moet je natuurlijk water bij de wijn doen. Zo vraagt Cleverwood aan sollicitanten een e-mail te sturen met een sollicitatiebrief en dat zou je niet consequent kunnen noemen. Mochten ze een simpelere manier hebben om het te doen, zouden ze het doen, maar ze gaan zeker niet zoeken naar een complexe oplossing om consequent te lijken in hun zero-mail politiek. De zero-mail is niet het doel op zich, het doel is dat de productiviteit hoog blijft.

De keerzijde van de medaille.

De sociale media netwerken van deze wereld zijn nog jong en er is een risico dat ze ophouden te bestaan, wat dan? Ook is de cost of switching zeer groot wanneer Cleverwood morgen bijvoorbeeld Yammer  beter zou vinden dan Bluekiwi en zou moeten migreren van het éne platform naar het andere. Echter, is dat in het verleden met andere systemen ooit anders geweest? 

It's a new age, my friends, that's all.