Hoeveel offers brengen jouw medewerkers?



Wist je dat er een formule bestaat voor productiviteit? Die ziet eruit als volgt:

P=R/O

ofwel: Productiviteit is Resultaat gedeeld door Offers.


Efficiëntie nastreven is de norm geworden.
Tot op de dag van vandaag betekent dit binnen bedrijven dat de productiviteit verhoogd kan worden door de resultaten te verhogen en/of de arbeidsuren die nodig zijn om die resultaten te bereiken, te verlagen. Efficiëntie dus. Meer arbeid in dezelfde tijd en wanneer de investeringen in technologie rendabel zijn, menselijke arbeid vervangen door computers en machines. Dat is het verhaal van het industriële tijdperk en tot vandaag de dag aanwezig.

Gevaar voor onze productiviteit op de langere termijn.
Als je productiviteit op de korte termijn bekijkt, dus als momentopname, dan blijft de formule zeer geldig en geeft het een beeld van hoe je het als bedrijf of als regio doet. Doch, in de formule zelf zit ook een gevaar voor de lange termijn besloten. Als de resultaten stabiel blijven of licht achteruit of vooruit gaan (een situatie van stagnatie die we nu al enkele jaren kennen), dan grijpen bedrijven naar kostenbesparing en efficiëntie. Dat is een slag die je een aantal keren kan maken, maar er is een grens aan en die grens is de mens.

Laat me even verder verklaren. Zoals alles vraagt productiviteit om evenwicht. Resultaten verbeteren en  offers verlagen geeft de beste resultaten. We vinden dit evenwicht echter niet:


  • Wanneer de economie goed gaat, gaan we vooral investeren in vernieuwing en ontwikkeling en laten we die efficiëntie even achterwege. Er is ademruimte en alles kan en mag. Er mag weer wat vet bijkomen, maar de impact van een ommekeer wordt niet in reserve genomen.
  • Wanneer de economie slecht gaat, dan vallen die investeringen stil en wordt er bespaard. Dan gaan we op dieet en roepen we: 'weg met dat vet'. In een periode van langdurige stagnatie zoals we die nu kennen, gaat niet alleen het vet eraf, maar raken we ook aan de reserves. De zoveelste bezuinigingsronde zorgt voor ontslagen en meer werk voor de mensen die overblijven, met een hogere druk en meer stress tot gevolg. Bovendien heerst er vaak een korte termijn denken en bedrijfs-ADHD, wat de gekte en onzekerheid nog groter maakt. Net op dat moment is er nood aan investeringen, niet in het minst in mensen.


Innovatie heeft ruimte nodig.
In mijn vorige blogpost 'Ook computers zijn binnenkort creatief', gaf ik al aan dat we net nu nood hebben aan ruimte en stilte in organisaties, omdat het de creativiteit en dus het vermogen tot innovatie verhoogt. Die innovatie is nodig om de resultaten op de langere termijn veilig te stellen: de R uit onze productiviteit.

Als we echter teveel Offers brengen bij mensen, die weinig of geen zuurstof meer over hebben om na te denken over vernieuwing en de innovaties in de markt te zetten, dan zal er van die Resultaten niet veel in huis komen. De productiviteit op de lange termijn ziet er dan helemaal niet goed uit. Tenzij we wachten tot computers die creativiteit gaan overnemen? Ik vrees dat tegen dan veel van deze bedrijven niet meer bestaan óf ze in tussentijd geen mensen meer vinden die daar nog willen werken. Wat ons dan weer naadloos bij de War for Talent brengt, die nu misschien nog niet zo zichtbaar is, maar voor innovatieve profielen zeker snel zal losbarsten. Als bedrijf kan je maar beter goed nadenken over de productiviteitsregel in termen van "Offers gebracht door jouw medewerkers" in plaats van het industriële "Offers in arbeidsuren", want anders ziet je toekomst er een pak minder rooskleurig uit. De hamvraag is of productiviteit niet toe is aan een nieuwe definitie of aanpak?

Ook computers zijn binnenkort creatief.

Worden computers creatief?


Banen op de tocht

Nog geen week geleden waarschuwde Eric Schmidt, CEO van Google, ons voor een stijgend jobverlies in de middenklasse de komende twintig tot dertig jaar en dit door de snelheid in evolutie van onze technologie. Dat is natuurlijk iets wat we de voorbije decennia al hebben zien gebeuren en waar voorlopig nog geen einde aan gekomen is. Computers en machines nemen meer en meer routinetaken en processen die geautomatiseerd kunnen worden over. Achter die taken en processen zitten mensen die opgeleid zijn in het industriële tijdperk van de vorige eeuw en die nu hun banen massaal dreigen te verliezen.

"Het is een snelheidsrace tussen computers en mensen", ging Schmidt verder, " en de mensen moeten winnen." De kans om deze strijd te winnen ligt volgens hem in innovatie over industrieën heen.


Opkomst van de creatieve industrie

Wanneer men het over innovatie heeft, heeft men het ook meer en meer over de creatieve industrie, waar alle hoop voor verdere ontwikkeling op gevestigd wordt. Ook Richard Florida voorspelde reeds meer dan een decennium geleden de opkomst van een hoogopgeleide creatieve klasse, die zich bezighoudt met innovatieve arbeid. In navolging van dit boek zijn zeer veel creatieve initiatieven ontstaan, waarbij op zoek gegaan wordt naar deze creatieve klasse en de voorwaarden geschapen worden om deze economie verder te ontwikkelen.

Ook computers kunnen creatief worden

Het lijkt natuurlijk logisch dat we op deze manier de strijd met de computers kunnen beslechten. Computers zijn immers zeer sterk in gestandaardiseerde processen en kunnen efficiënter produceren dan mensen ooit zouden kunnen. Het ogenschijnlijke tegenovergestelde van standaardisatie is creativiteit, maar een mogelijke denkfout is dat creativiteit geen proces is dat gestandaardiseerd kan worden. Althans gedeeltelijk… Wellicht krijg ik met deze stelling de hele creatieve industrie over me heen, maar toch kunnen we ons deze vraag stellen. Creativiteit bestaat immers uit verbanden leggen en wat weerhoudt een computer ervan op termijn met creatieve oplossingen te komen door real-time verbanden te leggen tussen gegevens en gebeurtenissen. Het gebeurt nu al met voorspellingen op basis van big data, dus de stap naar creatieve oplossingen lijkt niet irreëel.

Menselijke verbinding en leiderschap maken het verschil

Het onderscheid ligt in de aard van de verbindingen die gemaakt worden. Net als voor repetitief werk, kunnen computers waarschijnlijk op termijn efficiënter dan mensen verbanden leggen tussen een complexe verscheidenheid aan online gegevens en logische voorstellen voor innovatie gaan maken. Misschien kan dat zelfs nu al in zekere mate. Wat ze niet kunnen, en wat wij als mens wel kunnen, is de emotionele factor toevoegen en de menselijke verbindingen gebruiken. Wij zien met onze ogen, ruiken met onze neus, luisteren met onze oren en voelen met onze  huid. Bovendien verbinden we dit alles in onze hersenen met ervaring en expertise. Ook zijn we in staat tot menselijke verbinding, liefde en leiderschap, wat (alsnog) niet het geval is met computers en God behoede ons dat dit snel gebeurt.

Hebben computers verbeelding en intuïtie?

Onze onderscheidende factor in de strijd tegen de computers ligt in een complete set aan mogelijkheden die we gemakshalve verbeelding noemen en die de mens in staat stelt om kunst te creëren, wetenschappelijk te experimenteren en gebruiksvoorwerpen te maken. Verbeelding is een dieper fundament in onszelf, dat onderliggend is aan onze rationele logica. In die zin zijn intuïtie en verbeelding zeer nauw met elkaar verbonden. Intuïtie krijgen we niet via denken of via logica, het is er gewoon, zonder dat we het kunnen verklaren. Intuïtie is de basis voor écht creatieve activiteiten en komt van binnen in onszelf. Intuïtie heeft echter stilte nodig en laat dat nu net iets zijn waar we steeds minder van hebben.

De uitdaging in de strijd met de computer ligt daarmee in het creëren van omgevingen en omstandigheden waarin intuïtie kan ontstaan. Dat zijn omstandigheden waarin er stilte kan zijn, niet permanent, maar wel regelmatig. Omstandigheden waarin ruimte gecreëerd kan worden in je hoofd en waar stress niet de bovenhand krijgt.

Intuïtie vraagt om stilte

Net in ons huidige tijdperk kennen we hoge vormen van stress. Efficiëntieslagen, kostenbesparingen, automatisering en digitalisering hebben geleid tot minder jobs en minder tijd. Alles wordt dood becijferd en kapot beredeneerd, werk moet sneller en goedkoper …en het grote waarom ontbreekt. In zo'n omgeving kan intuïtie en verbeelding niet ontstaan en kunnen we de menselijke creativiteit die we zo nodig hebben niet volop gaan benutten. We weten dus waar de uitdagingen liggen… shhht.

Wat succesvolle mensen weten over het weekend … en wat jij ook gewoon kan doen.



Plannen, veel mensen huiveren ervoor.
Het zou elke spontaniteit uit je leven wegnemen, wat saai is en dat willen we toch echt niet zijn. Zou het echter wel eens omgekeerd kunnen zijn, dat als je niet voldoende de dingen inplant die je graag wilt doen, je nergens aan toekomt, maar wat ligt rond te hangen en te rommelen en oersaai wordt…

In ieder geval heeft Laura Vanderkam een boek geschreven over wat succesvolle mensen in het weekend doen en dat is hun weekend plannen waardoor ze het best gebruik maken van hun beperkte vrije tijd. We zetten de voornaamste manieren om meer controle te krijgen over je weekend even op een rijtje (vrij vertaald uit Business Insider):

Maak bewuste keuzes.

Het is een valkuil, maar zo gemakkelijk om je weekend op de sofa door te brengen, televisie kijkend, surfend op het internet, converserend op sociale media, maar dit soort routines zal juist je beperkte vrije uren opslorpen. Kies daarom zelf op voorhand hoe je je tijd zal doorbrengen in het weekend.

Maak afspraken met jezelf en houd je eraan.

Ook al is het iets kleins als een boek lezen. Wil je daar eindelijk tijd voor maken, plan het dan in, schrijf het op je kalender en leg je boek klaar op een zichtbare plek. Als dat het éne ding is dat je echt wilt doen dit weekend, zorg er dan voor dat je ermee start en stel het dus niet uit tot in de namiddag, want dan is de kans reëel dat je er niet meer aan toekomt.
Het gevaar als je geen concrete afspraak maakt met jezelf is dat je twijfel zaait bij jezelf. Zal ik nu een boek lezen of straks? Of muziek beluisteren? Of gaan wandelen? Voor je het weet is er een uur voorbij waarin je getwijfeld en gerommeld hebt, een uur leesgenot down the drain. Heb je echt geen zin om te lezen, ook al was dat je plan, maak dan de bewuste keuze en afspraak met jezelf iets anders te doen waar je wel zin in hebt. Dan blijft het leuk.

Plannen maakt je gelukkiger.

Het is gebleken uit onderzoek: het plannen van een vakantie maakt je gelukkiger dan de vakantie zelf. De verwachting van iets bepaalt een deel van ons geluk, want als we uitkijken naar iets leuks, dan ervaren we dezelfde vreugde als dat we het echt meemaken. Als je dus je weekends goed inplant, ontluikt dat ook een gevoel van welbevinden en dat alleen is al een goede reden om ermee te starten, toch?

Plan 3 tot 5 ankers voor het weekend, maar plan niet elke uur in.

Stel dat je 3 zaken plant die 3 uur in beslag nemen, dan heb je 9 uur ingepland van de 36 uur dat je wakker bent, nog altijd maar een deel van je waakzame weekend en dus is er nog veel tijd over voor de zogezegde spontaniteit en het rondhangen op de sofa.

Maak een lijst van je droombezigheden en je vindt er zeker die je elke dag kan doen.

Als je wacht met een lijstje maken tot net voor je weekend start, dan riskeer je een onmogelijke lijst van bezigheden te creëren, omdat je ineens alles wilt doen. Je bruist immers van de plannen en het enthousiasme. Het gevaar ervan is dat je gefrustreerd geraakt, omdat het onmogelijk is dat allemaal in één weekend waar te maken. Zorg er daarom voor dat je gaandeweg een lijstje met je droombezigheden opstelt. Meer en meer mensen werken met een zogenaamde 'Bucket List' met bijvoorbeeld 100 dingen die je nog wilt doen voor je sterft. Sommige zaken die je daar neerpent, zul je niet zomaar in het weekend kunnen doen, zoals de piramides van Egypte opzoeken (hoewel ;-)), maar er zullen evenveel zaken op staan die je wel voor je volgende weekend eens kan inplannen, zoals een picnic organiseren met je vrienden in het park. Plan het dan ook meteen in!

Sluit geen activiteiten uit die je al in jaren niet meer gedaan hebt.

Heb je bezigheden die je al heel lang niet meer beoefend hebt, sinds je jeugdjaren bijvoorbeeld, zoals een instrument bespelen, tennissen, tekeningen maken of zingen, dan kan je deze ook (terug) deel laten uitmaken van je weekend. Wat je als kind graag deed, zegt veel over waar je hart ligt en dus is het belangrijk ook daarnaar op zoek te gaan bij het maken van je lijstje.

Ochtenden in het weekend zijn goede momenten voor jezelf.

Een ochtend in het weekend is snel om als je niet oplet. Het is echter het uitgelezen moment om wat tijd voor jezelf te nemen. Doe je iets intensiefs als je voorbereiden voor een marathon, dan is vroeg opstaan een goede optie, want dan breekt het de hele dag niet en kan je samen met je gezin nog leuke dingen gaan doen nadien.

Creëer kleine gewoonten om nieuwe tradities in je familie te brengen.

Gelukkige gezinnen hebben vaak een weekendactiviteit waar iedereen van houdt maar die niemand elke keer moet inplannen. Dat kan een gezamenlijke filmavond zijn of samen pannenkoeken bakken. Wat je ook doet, maak er een ritueel van en dan worden het snel tradities, waar iedereen naar uitkijkt en met tevredenheid op terugkijkt.


Plan een aantal uren down time in en schakel je telefoon uit.

Als je dit niet specifiek inplant, heb je het risico dat je jezelf nooit eens ontkoppelt van de dagelijkse stroom en snelheid. Sommige mensen nemen elk weekend een moment voor een dutje, steevast een half uurtje na de maaltijd. Anderen gaan op zondagnamiddag met een boek voor de haard zitten, terwijl de kinderen naar de jeugdbeweging zijn. Wat het ook is dat je wilt doen om tot rust te komen, plan die momenten in en maak ook hier een gewoonte van.

Maak plannen voor zondagavond, zodat je niet onnodig al met je werkweek in gedachten zit.

Zelfs als je je job graag doet, kan het gebeuren dat je al zit na te denken of te piekeren over je werkweek en zo verlies je kostbare tijd en energie, die je aan iets leukers kan besteden.
Als je tijdens die uren op zondagavond iets plant, dan voorkom je dit en verlengt het ook je weekend nog even.

Limiteer zoveel mogelijk de noodzakelijke karweien in het weekend.

Natuurlijk is er altijd wel wat te doen in het weekend, zeker als je voltijds werkt, maar toch is het belangrijk deze bewust tot een minimum te herleiden. Bewust is het belangrijke woord hier. Zorg er vooral voor dat ze niet centraal in je weekend staan, want voor je het weet vullen ze het grootste deel van je beschikbare tijd. Probeer een aantal van die klussen in de week te doen. Strijken kan je ook terwijl je televisie kijkt, de was doen kan ook al op donderdagavond of tijdens een thuiswerkdag.
Als dat niet mogelijk is, plan dan enkele korte momenten in tijdens het weekend om je werk klaar te krijgen, zoals een uurtje strijken tussen het eten en je filmavond. Door korte momenten in te plannen, zorg je ervoor dat je de taken sneller uitvoert.

Ga enkele uren helemaal offline.

Tegenwoordig zijn we altijd en overal bereikbaar en wordt er ook veel flexibiliteit verwacht in het beantwoorden van mails voor het werk of even iets afwerken tijdens het weekend. Zorg er toch voor dat je tijdens het weekend echt totaal tot rust kan komen door al je toestellen naar bed te sturen. Gun ze ook een beetje rust. Ook tips als het afzetten van je mailteller, waardoor je inkomende mails ziet zonder je mailbox open te doen, kunnen hierbij helpen.

Als je 80 jaar oud wordt, heb je 4160 weekends in totaal, dus verspil er geen.

Een vierduizendtal weekends in totaal, dat is niet eens zoveel. Wees je er bewust van. Dat wil niet zeggen dat je echt alles uit je weekend MOET halen, want dan wordt dat weer een doel op zich en zorgt het ook weer voor stress en ontevredenheid, omdat je gewoon niet alles kan doen. Wat wel belangrijk is, is je bewust te zijn van die mooie en beperkte tijd en er iets moois van te maken. Voor de éne kan dat rust zijn en bewust bezig zijn met de kinderen, voor de andere kan dat een drang naar meer creativiteit zijn en voor nog een ander hulp bieden aan anderen of een combinatie ervan.

Moet je dit nu allemaal doen? Nee, dat kies je zelf. Zoek naar wat je aanspreekt en wat je wilt veranderen en concentreer je daarop, dan zal je al snel verandering merken.

Vanderkam, de auteur van het boek zegt verder nog:
"Wat de meest succesvolle mensen weten over weekends is dat het leven zich niet enkel afspeelt in de toekomst. Het wacht niet op een dag waarop we minder moe of minder druk zijn."

Bàng, dus start dit weekend en doe iets.


Cleverwood: de Belgische E-mail Busters!


In het leven heb je verschillende keuzes: je kan stilstaan, je kan zaken verbeteren of je kan de dingen eens helemaal anders doen. 

Wat e-mailbeheer betreft, is er een groep van mensen die niets verandert aan z'n huidige manier van werken, omdat er geen behoefte voor verandering is, men voelt met andere woorden geen echte pijn of geen groot verlangen om het beter te doen. Een grotere groep mensen is regelmatig op zoek naar verbetering van het e-mailbeheer, door een training te volgen en de tips toe te passen of door zelf regelmatig op zoek te gaan naar verbeteringen in de dagelijkse strijd met de e-mail. 

Tenslotte is er nog een kleine groep "e-mail busters", ze voeren een regelrechte oorlog tegen de e-mail omdat ze overtuigd zijn dat het hun productiviteit ondermijnt. Deze groep mensen gaat op zoek naar alternatieven. Olivier Beaujean, oprichter en zaakvoerder van de firma Cleverwood, is zo iemand.

Ik sprak met hem over social media, social business, productiviteit en e-mail natuurlijk.

Olivier Beaujean is een zeer bevlogen persoon als het over zakendoen, de mens in het werk, digitale werelden en time management gaat. Na een jarenlange carrière in enkele grote bedrijven, zette hij de stap naar het ondernemerschap en richtte het digitale bureau Cleverwood op. Klanten appreciëren Cleverwood omwille van hun professionele aanpak en daar draagt de visie en het leiderschap van Olivier zeer sterk aan bij. Cleverwood is een zeer menselijk bedrijf, waarin flexibiliteit, positivisme en samenwerking zeer centraal staan, niet enkel in woord, maar vooral in daden. Dat geldt ook voor Olivier's visie op productiviteit. Je kan er uren over praten, maar je moet het toch vooral doen. 

Olivier is sinds jaren fan van zero-inbox (dagelijks leegmaken van de inbox) om ervoor te zorgen dat zijn inbox niet zijn dagelijkse agenda bepaalt. Door eerst zelf gebruik te gaan maken van de verschillende mogelijkheden van sociale media, is hij snel gaan zien dat e-mail zou kunnen vervangen worden. Dus geen zero-inbox, maar zero-mail als visie. Dit kan door gebruik te gaan maken van een social enterprise platform, zoals Yammer of Bluekiwi. E-mail is immers niet meer interessant en wordt puur een notificatiesysteem en een heel goede manier om een eerste interactie met iemand te hebben. Voor samenwerking met klanten en met collega's zijn er echter nieuwe, meer aangepaste manieren van werken. 

Cleverwood maakt gebruik van Basecamp voor projectbeheer, zowel intern als met klanten en voor alle andere discussies wordt Bluekiwi gebruikt. Dat gaat echter niet vanzelf, de nodige tijd moet voorzien worden om mensen uit te leggen waarom er op die manier gewerkt wordt. De voordelen zijn wel overduidelijk: waar bij e-mail in de historiek zoeken slecht werkt (denk aan de overdracht van informatie wanneer iemand het bedrijf verlaat), bestaat Basecamp uit conversaties die, dankzij indexatie, gemakkelijk terug geraadpleegd kunnen worden. Je kan iemand gerust vragen één of twee dagen door de conversaties heen te lezen om van alles op de hoogte te zijn, iets waar je met e-mail gewoon niet aan begint, laat staan dat je de historiek nog hebt.

Zero-mail implementeren, een Big Bang?
Het besluit om Basecamp te gebruiken was een big bang besluit: van de éne dag op de andere werd beslist geen conversaties rond projecten meer toe te laten via e-mail. Voor Bluekiwi was dat anders, omdat de inhoud veel ruimer en minder duidelijk is. Dat vraagt een meer gerichte begeleiding van de verandering. Olivier heeft dit per soort discussie aangepakt en doorgevoerd, wat vooral voor HR en salarisaangelegenheden meer tijd vergde, omdat daar de angst voor de grotere openheid en een mogelijk gebrek aan historiek en bewijskracht het grootst waren. Legaal zijn er uiteraard ook soms beperkingen.

"Ik had nooit verwacht dat ik dit zou zeggen, maar ik mis Basecamp en Bluewiki" (ex-medewerker)

Change Management, transparantie en tijd.
Het vergt een echte verandering voor mensen, zowel in denkwijze als in gedrag. Een cultuur waarin transparantie hoog in het vaandel gedragen wordt of er openheid is om meer transparantie te brengen is cruciaal om met zero-mail succesvol aan de slag te kunnen gaan. Verder vergt het veel tijd. Dit is geen verandering die je overdag kan programmeren, 's nachts laat lopen om 's ochtends de verandering verankerd te hebben, was het maar zo eenvoudig. Er wordt weliswaar gewerkt met tools, die je van de éne dag op de andere kan omgooien, maar de echte verandering moet van de mensen komen en dat vergt tijd. Zelfs in die mate dat mensen pas bij het verlaten van Cleverwood in de gaten hebben welke waarde het heeft. Zo zei een ex-werknemer die Cleverwood verliet voor zijn droomjob: "Ik had nooit verwacht dat ik dit zou zeggen, maar ik mis Basecamp en Bluewiki". Het is pas als je iets niet meer hebt, dat je beseft wat je mist...

Discipline, my lord.
Het zero-mail programma is in feite een continu gebeuren, het heeft voortdurend aandacht nodig. Die discipline hoog houden is een sterke kant van Olivier Beaujean, die regelmatig feedback geeft, de kaders nog eens benadrukt en streng optreedt waar nodig. Het is echter extreem moeilijk om uit de gewoonte van e-mail checken te stappen. Jonge werknemers die bij Cleverwood in een eerste job starten, hebben daar minder moeite mee, maar jonge werknemers die eerst enkele jaren elders gewerkt hebben, zijn al besmet door het e-mailvirus en hebben meer moeite om naar zero-mail over te schakelen.

Faciliteren moet je leren.
Heel het traject moet ook goed gefaciliteerd worden. Een social network platform gaat niet werken als er geen mensen zijn die de conversaties goed faciliteren. Zonder dit vorm te geven, gaat het nooit werken. Een aantal mensen in je organisatie moeten aangeduid en opgeleid worden om deze rol op zich te kunnen nemen.

Word niet te rigide.
Soms moet je natuurlijk water bij de wijn doen. Zo vraagt Cleverwood aan sollicitanten een e-mail te sturen met een sollicitatiebrief en dat zou je niet consequent kunnen noemen. Mochten ze een simpelere manier hebben om het te doen, zouden ze het doen, maar ze gaan zeker niet zoeken naar een complexe oplossing om consequent te lijken in hun zero-mail politiek. De zero-mail is niet het doel op zich, het doel is dat de productiviteit hoog blijft.

De keerzijde van de medaille.
De sociale media netwerken van deze wereld zijn nog jong en er is een risico dat ze ophouden te bestaan, wat dan? Ook is de cost of switching zeer groot wanneer Cleverwood morgen bijvoorbeeld Yammer  beter zou vinden dan Bluekiwi en zou moeten migreren van het éne platform naar het andere. Echter, is dat in het verleden met andere systemen ooit anders geweest? 

It's a new age, my friends, that's all.